Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – czym jest?
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to rodzaj faktury elektronicznej, którą przedsiębiorcy wystawiają poprzez teleinformatyczny system KSeF – Krajowy System e-Faktur.
Wystawienie e-Faktury odbywa się przez program do fakturowania połączony z KSeF. Po przesłaniu dokumentu system weryfikuje jego poprawność i nadaje unikalny numer.
Moment wystawienia faktury to chwila jej przesłania do KSeF. Jeżeli faktura zostanie odrzucona, nie uzyskuje statusu „wystawionej”. Dopiero po poprawnym przyjęciu dokumentu przez KSeF uznaje się ją za wystawioną.
Faktury w KSeF nie można edytować ani usunąć – ewentualne błędy należy skorygować przez fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej, zawierającą numer KSeF faktury pierwotnej.
Od kiedy?
Pobieranie faktur zakupowych rozpocznie się 01.02.2026, zaś wystawiać faktury ustrukturyzowane należy od 01.04.2026 – jest to obligatoryjne. Wyjątek stanowią podatnicy, których przychód ze sprzedaży nie przekracza 10 000 zł miesięcznie – ta grupa będzie zobowiązania do wystawiania e-faktur od 01.01.2027 (co ważne, w momencie przekroczenia limitu należy niezwłocznie przejść na KSeF),
Uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF
Autoryzacja w KSeF może odbywać się poprzez:
- – Profil Zaufany,
- – podpis kwalifikowany,
- – pieczęć kwalifikowaną,
- – aplikację mobilną KSeF, która od 2025 roku pozwala generować i podpisywać tokeny,
- – token autoryzacyjny (unikalny identyfikator przypisany do podatnika).
Jak wystawić e-Fakturę i ją otrzymać?
Proces wystawienia faktury obejmuje:
– uwierzytelnienie użytkownika,
– przygotowanie dokumentu w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3),
– przesłanie pliku XML do systemu KSeF,
– automatyczne nadanie numeru i wygenerowanie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
Odbiór e-Faktur możliwy jest w Aplikacji Podatnika KSeF lub poprzez oprogramowanie zintegrowane z API.
Jakie są wyłączenia z systemu KSeF?
Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są:
- – faktury wystawiane z kas rejestrujących (zwolnienie do końca roku 2026),
- – faktury B2C (dla konsumentów, można jednak wystawiać takowe dobrowolnie),
- – bilety pełniące funkcję faktury (np. autostradowe),
- – faktury RR, pro forma, noty księgowe.