KSeF jest to skrót od Krajowy System e-Faktur.
Wymieniony system umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W przyszłości KSeF ma stanowić jedyną dopuszczalną formę dokumentowania transakcji. Od 1 lipca 2024 powyższy system stanie się rozwiązaniem obligatoryjnym dla przedsiębiorców.
Kto jest zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Każda e-Faktura zostaje wystawiona w formacie xml, który musi być zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Fakturę w KSeF można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów oraz przy pomocy programów komercyjnych.
Każda faktura zostaje opatrzona unikatowym numerem. Jest to jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawnego.
Fakturę korygującą można wystawić wyłącznie do faktury ustrukturyzowanej, pierwotnie wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur.